A PROPÓSITO DEL CIERRE FISCAL 2014

Pese a lo corrido del año, más de quince días, lo más probable es que esta herramienta de análisis fiscal y financiero aún esté en la etapa de diagnostico y formulación. Tal parece las cuentas no cuadran en ninguna parte.

Lo anterior sucede por cuanto no se cumplen los criterios mínimos necesarios para su elaboración que descansan, en el sueño del olvido y tal vez por conveniencia, en el decreto 111 de 1996.

Y en general en los diferentes cronogramas y normas de disciplina fiscal que fija el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el seguimiento del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP); aparte de la competencia que recae sobre los entes de vigilancia y control.

Esas circunstancias que afectan los resultados del informe  hacen que una vez elaborado, el cierre fiscal, éste no intérprete la realidad financiera que tanto esperamos; tan necesaria para formular y adelantar acciones acertadas, coherentes y definitivas que por lo menos frenen y estabilicen el paulatino deterioro de las finanzas públicas en el municipio de Cartago en el Norte del Valle.

Manejo de esos escenarios financieros que incluyen, a los diferentes entes e institutos descentralizados regulados por las citadas normas. Quedan excluidos todos aquellos donde la participación accionaria, por parte del muncipio, es inferior al 50%.

Ejemplo: Teléfonos de Cartago S.A. E.S.P. Cartagüeña de Aseo total y Alumbrado Público - Dicelecsa. Que, dicho sea de paso y a través de sus Juntas Directivas o Gerencias deben rendir – al municipio - informes periódicos, o por lo menos anuales sobre el estado de sus finanzas.

Ya que en promedio, se presume, recaudan mensualmente entre $500 y $800 millones de pesos. Preguntas: ¿Se reinvierte ese recurso financiero en el municipio? O ¿solo es para gastos de funcionamiento y/o nominas? Y ¿la diferencia como excedente?

Volviendo al tema central, es todo lo contrario; en su elaboración, tal parece, se recurre al uso de “viejos trucos” y subterfugios al interpretar la doctrina presupuestal; para  de esta manera, supuestamente “ajustar” o maquillar cifras.

Aumentando  el riesgo de pasar inadvertido, gran parte del déficit fiscal real; que para nuestro criterio puede venir acumulando cifras desde el  cierre fiscal de 2011. ¿Cómo lo hacen? No lo se.

Hoy solo nos limitaremos a compartir algunas reflexiones que bien pueden servir de punto de partida y referencia - comprender lo que puede estar sucediendo en tiempo real - y dirigido a todos aquellos que genuinamente estén interesados y preocupados por estos temas.

Que ojalá, y asistidos por otras lecturas, en el corto plazo hagan parte de sanos debates y otro tipo de iniciativas; que enriquezcan el conocimiento, no de unos pocos, sí del dominio público; sobre el que, como, cuando, donde y el porqué del destino político, económico y social deseado por Todos por Cartago.

Eran otros los tiempos cuando los alcaldes recibían, dentro de los primeros diez días del inicio de cada vigencia, funcionarios encargados de la auditoria por parte de la Contraloría Departamental para revisar “en caliente” los resultados de ese cierre fiscal.

En la actualidad los informes son enviados “On line” y tal parece, salvo no llegue el mensaje de recibido, muy pocos - de los 42 municipios  - son revisados por el ente de control, por aquello del muestreo representativo que aplican. ¿Burocracia?

Para comenzar debemos reconocer que el primer gran ejercicio de “planificación” tiene que ver con la elaboración de un aterrizado Programa de Gobierno, pero éste será tema de otra oportunidad y en su debido tiempo.

El último ejercicio de “planeación” dentro de una vigencia depende del liderazgo y que tan organizado y preparado se encuentre la administración en materia de informes; mediante un cronograma que fije los pasos a seguir para su oportuna elaboración y socialización, para nuestro caso de hoy, del citado cierre fiscal.

Puesta en orden la idea central entenderá, usted atento y respetado lector, al final el ¿por qué? las cifras no le cuadran. 

Todo comienza con la decisión del ordenador del gasto, y a iniciativa de la Secretaría de Hacienda, para citar - por tardar la última semana del mes de noviembre - al Consejo Municipal de Política Económica y Fiscal (COMFIS) para determinar los pasos a seguir encaminados a la programación y ejecución del multi-mencionado cierre.

En esa primera reunión deben de estar presentes como invitados especiales el Tesorero, el Contador, el Coordinador de Presupuesto y el Jefe de Sistemas.

Seguido y en el orden del día quedaran establecidos las fechas para: adelantar los cierres parciales  en cada una de esas dependencias, que deberán quedar listas por tardar al 29 de diciembre, por citar una fecha y a manera de ejemplo, en todos los casos antes que finalice el año y el posterior cierre definitivo.

No después, como en la práctica - que hizo ya costumbre -  suele suceder, actuación que origina el primer déficit  de la actual vigencia; por cuanto, ya muy avanzado el primer mes se terminan utilizando los recursos del 2015 para cancelar acreencias del 2014.

Inmediatamente termina esa reunión, el Alcalde Municipal - generalmente en estos casos no asiste y se limita a enviar a un delegado - indicará la fecha para citar a un Consejo de Gobierno y socializar lo acordado en el comfis y así involucrar, a cada una de las secretarias y subsecretarias, en los pasos y en el tramite a seguir para la legalización de los diferentes gastos de funcionamiento e inversión.

Lo anterior significa que a partir de una fecha ya determinada, por ejemplo 15 de diciembre, el municipio debe evitar cualquier tipo de nueva contratación, salvo los pagos recurrentes - nominas - y en casos comprobados de importancia estratégica o urgencia manifiesta.

Con las anteriores salvedades: primero, la sección de presupuesto depurará el listado de disponibilidades presupuestales (DP) - quedando el listado en cero – y se abstendrá de elaborar nuevas, quedando cerrado el modulo de presupuesto

Segundo, dejará identificado el, pendientes por unos días, listado de los Registros Presupuestales (RP) y las Ordenes de pago (OP) a la espera que Tesorería haya llegado a un primer cuadre interno con sus cajas y bancos. Aquí juega un papel fundamental la entrega oportuna de los extractos por parte de los bancos; y la experticia del funcionario para el cuadre.

Proceso que se facilitará si ha hecho buen uso del Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) herramienta si es utilizada, pocos lo hacen, evitará el desbordamiento del gasto mensual; para finalmente poder certificar  el recurso disponible en la tesorería hasta la fecha antes prevista para el cierre, y de esta manera constituir las cuentas por pagar, solo por citar un ejemplo.

La Tesorería se negará a recibir cuentas de cobro y a girar cheques, a partir de esa fecha determinada. Lo anterior para facilitar la conciliación bancaria con los diferentes bancos; dándole, en estos casos,  un tratamiento especial para pago de prestaciones sociales y nominas por tardar al 29 de diciembre de esa vigencia fiscal que termina. Lo ya escrito.

La realidad es bien diferente para citar un solo ejemplo, las tesorerías de algunos municipios giran cheques en el peor de los casos la última hora hábil del último día del año.

Cheques que pasan en tránsito para ser cancelados, en algunos casos, con recursos de la siguiente vigencia, dificultando y contaminando el análisis del cierre, en especial en manos de funcionarios inexpertos.

Contabilidad al tiempo adelantará el proceso de depuración contable, en la fecha prevista, cerrará el modulo y no permitirá ajustes en las diferentes áreas comprometidas en el cierre.

El área de sistemas debe garantizar que por tardar, a la fecha antes prevista, estén cerrados e inmodificables los módulos de contabilidad, presupuesto y tesorería. Para así evitar “ajustes” en cualquier de los cuatro módulos; ya que dificulta y extravía el cierre.

En la cotidianidad ocurre todo lo contrario, tal parece, a la fecha algunas dependencias apenas están terminando de elaborar actas de liquidación de todo tipo de contratos.

Lo anterior significa y es posible que desde presupuesto, a la fecha, se sigan expidiendo RP y OP que afectan los módulos de tesorería y contabilidad, haciendo imposible, de esta manera, un cierre fiscal.

El problema es más delicado, por cuanto, en casos extremos las administraciones municipales por esta época tienen abierto, desde esos módulos, tanto el presupuesto del 2014 como el del 2015.

Dificultando o quedando mal liquidados los nuevos impuestos – quedan abiertas las bases de datos - por ejemplo: predial e industria y comercio afectando el nuevo recaudo.

El cierre fiscal en su expresión más simple consiste en conciliar desde la tesorería que las cuentas por pagar – previo cuadre entre contabilidad y presupuesto - tengan un verdadero respaldo al 31 de diciembre en las cajas y los bancos.

El asunto se hace más complejo de analizar desde lo financiero cuando de manera audaz se constituyen CP sin respaldo en bancos; y posteriormente se cancelan vía tesorería sin afectar esas cuentas vía presupuesto, considerado una falta gravísima desde lo administrativo y fiscal.

Los cierres fiscales se han convertido en un terrible dolor de cabeza para los funcionarios involucrados, máxime cuando estos “cuadres” desde lo contable arrastran déficit de vigencias anteriores; que obliga, a los encargados, ha realizar una serie de “ajustes” que hace casi imposible seguir el rastro - por parte del novato observador – de lo sucedido en la anterior o anteriores vigencias. Amanecerá y veremos.