Empecemos reconociendo que de conformidad con las disposiciones constitucionales y legales, establecidas en la ley 951 de 2005 la cual creó la obligación, para los servidores públicos en su calidad de titulares y representantes legales y los particulares que tengan el manejo y la custodia de los bienes del estado, de presentar una acta de informe de gestión al cierre de 31 de diciembre de la vigencia fiscal 2011.
Lo anterior significa que el Alcalde, Secretarios de Despacho, Jefes de sección, coordinadores, Gerentes de Institutos descentralizados como Instituto de Transito y Transporte e Incavi, Empresas Municipales, Aeropuerto, IPS, Teléfonos de Cartago, Diagnosticentro, Matadero Municipal, Plaza de Ferias, Concejo y Personería; así como a contratistas, interventores y en general a toda persona natural o jurídica que haya tenido o tenga vinculación, o haga parte del Estado (a través de la figura de economía mixta) al cierre fiscal del 31 de Diciembre del 2011, deberán “rendir cuentas” sobre las actividades económicas y sociales desarrolladas en cada una de las dependencias a su cargo.
En este orden de ideas, le corresponde a la Contraloría General de la República vigilar, en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos señalados en el acta de informe de gestión.
Dicho en otras palabras, es demostrar la gestión realizada sobre los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones, en un ambiente de idoneidad, transparencia y correcta gestión de los mismos. Asi de sencillo.
Igualmente la ley creo la obligación para quien asume el nuevo cargo de recibir el acta de gestión y de revisar su contenido. Y solicitar aclaraciones y en caso de encontrar inconsistencias hacer las respectivas anotaciones y llamar la atención sobre las mismas. Ojo con eso.
Estos funcionarios deberán presentar dicho informe dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación del acto administrativo por el cual se surta el retiro o la ratificación en el cargo y por la finalización de la administración.
Cuando el servidor publico saliente dificulte o se abstenga de realizar la entrega del informe de los asuntos y recursos a su cargo, será requerido por la Oficina de Control Interno correspondiente, la cual y dependiendo de la gravedad del asunto, podrá darle tramite a la Personería, la que a su vez podrá compulsar copias a la Procuraduría, Contraloría y Fiscalía, si el caso amerita tales instancias; Pero en la generalidad de los casos el procedimiento solo llega hasta la Oficina de Control interno para que en el lapso de los quince días, contados a partir de la separación del cargo, cumpla con esta obligación.
La copia del acta de gestión, deberá hacerla conforme al reglamento o manual de normatividad y procedimiento que rija para la entidad; deberá ser suscrita por el funcionario que entrega el cargo y quien lo recibe, a la oficina de control interno de la misma institución y a la Contraloría General de la República o quien haga sus veces.
El acta de informe, del servidor público saliente, debe de incluir como mínimo:
Una descripción resumida de la situación del despacho, las actividades, programas o proyectos (Plan de Acción) y los resultados obtenidos durante la gestión, resaltando los indicadores de culminación o en proceso de ejecución.
Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros, así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo. Debidamente actualizados a la fecha de entrega con los correspondientes inventarios y responsables.
Detalle pormenorizado sobre la planta de personal de la entidad, su comportamiento durante toda la gestión, desagregada por cargos de carrera administrativa, y de libre nombramiento y remoción, trabajadores y empleados oficiales. A si como a través de CTA (Cooperativas de Trabajo Asociado).
Detalle por vigencias de los programas, estudios y proyectos ejecutados y en ejecución, obras públicas y proyectos en proceso o ejecución, ejecución presupuestal por vigencias fiscales, contratación publica ejecutada y en ejecución agrupada por objetos contractuales y vigencias fiscales.
En general los aspectos relacionados con la situación Territorial, financiera, administrativa y jurídica en desarrollo, su cumplimiento o en su caso el porque de la desviación de recursos o de programas y demás información y documentación relativa que señale y demuestre la radiografía y estado actual de dicha institución.
Finalmente este es un proceso de interés público, formal y obligatorio a través del cual se hace entrega de la administración territorial al nuevo gobernante.
En el próximo artículo hablaremos sobre el objetivo o espíritu del proceso de empalme, que vas más allá de lo jurídico y que no es otra cosa que buscar el desarrollo deseado con visión colectiva de la ciudad de Cartago en el Norte del Valle. Amanecerá y veremos.
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